Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Wij zijn Ko-Lab Hackerspace Mechelen, een community van makers, hackers en creatievelingen die samen experimenteren, leren en bouwen. We hebben geen vaste locatie: onze activiteiten vinden plaats op tijdelijke of gedeelde locaties, en deels online.

Bij alles wat we doen, hechten we waarde aan jouw privacy. Daarom leggen we in dit beleid uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, en wat jouw rechten zijn.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Afhankelijk van de activiteit of het kanaal verzamelen we (een deel van) de volgende gegevens:

Identificatiegegevens: naam, geboortedatum (optioneel)
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer
Aanmeldgegevens: inschrijving voor evenementen, workshops of mailinglijsten
Betaalgegevens (indien van toepassing): rekeningnummer of transactie-ID
Foto’s en video’s van activiteiten (altijd met respect voor privacy)
Technische gegevens: IP-adres of apparaatinfo bij gebruik van onze website of tools
Communicatie: berichten die je ons stuurt (via e-mail, formulieren of chat)
Toegangslogs: indien je gebruikmaakt van onze digitale toegangs- of badgesystemen, bewaren we gegevens over je toegangstijden en -momenten

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden:

Het organiseren en beheren van activiteiten of workshops
Het versturen van nieuwsbrieven of updates
Het opvolgen van inschrijvingen en betalingen
Het verbeteren van onze werking, zowel online als offline
Het maken van sfeerbeelden voor verslaggeving of promotie, met respect voor jouw privacy
Het beschermen van onze infrastructuur en gegevens tegen misbruik of ongewenste toegang
Het beheren en beveiligen van onze fysieke en digitale toegangscontrole

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Inschrijvingsgegevens: maximaal 1 jaar na het evenement
Mailinglijsten: tot je je uitschrijft
Betaalgegevens: tot 7 jaar, zoals wettelijk vereist
IP-adressen: tijdelijk, en enkel in het kader van beveiliging
Foto’s en video’s: zolang ze relevant zijn voor communicatie of archief, tenzij je bezwaar maakt
Toegangslogs: maximaal 1 jaar, tenzij anders vereist voor veiligheid

5. Delen we jouw gegevens met anderen?

Wij verkopen of verhuren je gegevens niet. We delen enkel gegevens als dat nodig is:

Met dienstverleners die ons helpen bij de organisatie of communicatie (zoals Google Forms, Eventbrite, MailerLite, …)
Met co-organisatoren van activiteiten, indien nodig en met jouw medeweten
Met overheidsinstanties, als we daar wettelijk toe verplicht zijn

Sommige van onze dienstverleners verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Waar nodig zorgen we voor passende waarborgen zoals modelcontractbepalingen volgens de GDPR.

We kiezen onze partners zorgvuldig en zorgen ervoor dat ze GDPR-conform handelen.

6. Online communicatie en platformen

Onze community communiceert ook via platforms zoals Discord en Signal. De verwerking van persoonsgegevens op deze platforms valt onder de privacyverklaring van de respectievelijke aanbieders. We vragen je om bewust en respectvol om te gaan met je eigen en andermans persoonsgegevens binnen deze omgevingen.

7. Wat zijn jouw rechten?

Je hebt recht om:

Je gegevens in te kijken
Je gegevens te laten verbeteren
Je gegevens te laten verwijderen
Je toestemming in te trekken
Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen (bijvoorbeeld voor foto’s of marketingmails)
Je gegevens over te dragen naar een andere partij
Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Voor vragen of verzoeken over je persoonsgegevens kan je contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming via info@ko-lab.space. We reageren binnen 30 dagen.

8. Cookies en online tools

Wanneer je onze website of online formulieren gebruikt:

Gebruiken we alleen cookies die technisch noodzakelijk zijn
Gebruiken we géén trackingcookies of advertenties
Kunnen we anonieme statistieken verzamelen om onze werking te verbeteren
Worden IP-adressen tijdelijk bewaard voor beveiligingsredenen

9. Foto’s en sfeerbeelden

Tijdens onze activiteiten kunnen we foto’s of sfeerbeelden nemen. We doen dit discreet en met respect. Wil je liever niet herkenbaar in beeld komen? Laat het ons vooraf of achteraf weten — we houden daar graag rekening mee.

Foto’s kunnen gedeeld worden via onze website, nieuwsbrief of sociale mediakanalen.

10. Wijzigingen aan dit beleid

Dit privacybeleid kan aangepast worden als onze werking verandert. De nieuwste versie zal altijd beschikbaar zijn via onze website of andere communicatiekanalen.